让你的企业不再是“造纸厂”,从清理员工文件夹开始!

时间是企业盈利能力的界限,它同时也取决于其信息结构。现代的企业都有信息处置系统,若是没有响应的信息,生产中的每一块金属(机械、零部件、在制品、制品、格箱、工具)都是废品。

相同的开支也相对较大:企业就像是一个造纸厂,企业耗纸量从1991年的5kg/年上涨到2001年的37kg/年,2006年已经到达252kg/年。凭据施乐公司的一项研究,企业的平均印刷成本为其销售额的5.4%。这个情形在10年后的今天并没有有所改善。员工往往照样会将电子邮件打印出来作为证实。

造纸厂

基于纸张的相同(仍然)主导着生产。星期日在工厂里走一圈就能看出来,你不只能听到压缩空气阀门发出的嘶嘶声,还可以看到事情台上全是纸条和纸张,主管办公室的钥匙箱上、格箱上面和旁边、机械旁也全都是图样、通告、数据、测试设计、病假条、清单、日程安排、盘算单、事情稿本、运单、季度报表、支付账单、维修日历、日历、库存清单、投诉单、备忘录、事情条约、工资单、报废讲述、公司简报另有过时的挂在通告板上的统计数据。有人曾经算出一个公司内里每一张五颜六色的(指做过符号的)、打好孔的(指归档立案的)纸的成本约为50分。由于每张纸必须:先被写出内容(总结、纪录重量或者数目、誊写),必须举行评估(统计、图形、表格、合并、讲述),还要举行治理(货架、抽屉、文件夹、列表、通知、放入抽屉),还要被通报(审查、修订、复制、共享、反馈、拷贝、最后归档)。

十几年前就有企业试图举行无纸化生产,但并没有乐成。无纸化生产并不是新概念,以前就存在了。在当下的工厂中,大多数的相同都是靠走。边走路边通报信息是常态:若是一个客户想得到准确的交货日期,销售职员会穿过两个房间走到业务员办公室,然后业务员走到工长那里,工长再走到机械操作者那里,最后的回覆是“这要看情形”。随后这个谜底会以相同的路径再通报回来。但在这长时间的“散步”过程中,第二个问题“客户可以在星期四的时刻来取货吗?”又发来了。图样和测试指令并没有什么作用。业务员办公室的后墙是用柜子组成的墙,一共有600多个抽屉,每个抽屉有6~12个距离。这里曾是中央数据库:在这里,公司的知识以样品的形式举行存储。每一个生产过的零部件都有一个或多个样品。对于未来的订单来讲,这些都是机械设置的指令,同时也是给销售职员用的展品。同样与客户的相同也主要通过给客户展示手上的样原本实现,客户去决议零件是否合适。在打包要发货的包裹时外层还会用绳子再绑一份同样的样品。这样做的必要性有许多,如对于员工来讲,去区别螺纹尺寸毫米、英寸、差别的名称(DIN或者惠氏来示意长度、直径),另有差别语言誊写的品号,再加上差别版本的宣传手册是很难的。

非缔造附加价值的接口

无论是否用走的方式,相同都是昂贵的。相赞成味着逐次处置,也就意味着费时、艰苦,它还具有随便性(没有人听从我们的)、还包罗信息丢失,它意味着大量的电话相同、纪录、通知等。由于需要根据步骤来,以是还会损失时间。有一些内容短时间内是不可用的,由于它们可能存储在某个员工的头脑里,或者被放到了抽屉里。这就是俗话说的:“若是Siemens真的知道Siemens所知道的!”此外,接口的丢失也很明显,传话游戏在企业中天天都在上演:说出的不是听到的,听到的没有明白,明白的差别意,赞成了的不去做。

物料流通和信息流通

下图指出了人们在生产时除了盘算机还会遇到的文件、文档、表格等:入库文件、初始取样、事情稿本、随附文件、理货表、质量纪录,就像年假申请单一样都是需要Excel表格或者图表的。

 

企业酿成“造纸厂”的例子

相同渠道追随品级结构,也就是垂直于物料流通。那里有物料流通,那里就存在接口,就像图中展现的一样:隔离区的物料、入货堆栈的物料、生产中的物料、在扩展区如电镀中的物料。接口制造了上图中列出的文件,也就是“造纸厂”。

企业操作信息结构并不是以客户为基础的。在传统的匿名批量生产中,从生产方的角度来看,客户是不存在的。例如,在“我们”工厂就明令禁止说出客户的名称:由于说不定哪名员工会去我们的竞争对手那告诉他们我们的客户是谁。客户并不在工厂内部,同样,大多数销售职员也常年不在厂内,他们总是在出版商、游客、署理,或者在汉堡或不莱梅的一些特殊出口商那里举行造访。

在现代附加价值缔造中,客户永远是企业的中央,而且决议附加价值的高度。客户并不像以前那样选择匿名产物,而是选择明确的产物方案,所有客户订制的服务项目都在其中,如带有文件及批量检测的质量协议、初始取样、流程文档、质料剖析、产物及流程FMEA(失效模式与影响剖析)、PPM值等。客户制订的供应商批准文件还划定了介入集装箱治理的权力,由于这个供应商只可以将货物运送到指定客户的集装箱内。

与订单相关的信息技术在企业中并没有执行多久:机械周期可以举行盘算,但订单运行时间却不能轻易地测出。初始时间的运行数据实在就是自动的机械周期统计,从而酿成自动的机械统计数据。纵然在今天,依然有许多主要是用来统计机械利用率。横向一体化系统的缺乏也体现在差别网络系统的共存中,如生产数据采集、机床数据网络、考勤、质量CAQ系统(盘算机质量控制系统)、日程调剂控制台、卖力高架堆栈流程数据的堆栈治理系统或者卖力NC(高端治理软件)运行的DNC数据(分布式数控)。

不停的运行时间检测依赖于所有系统的整合,尤其是和MES的整合。咨询、报价直至接受订单通常是MES外纪录的,相反,通过ERP系统对生产过程举行每一分钟(短期)的跟踪也是不可能的。除此之外,许多订单指定的生产类型是非常有限的。深入研究订单往往是在生产的最后阶段,也就是组装之前就竣事了。相反,组装依赖于零部件堆栈,堆栈里存放着匿名的以及和订单不相关的零部件。当前的目的是将ERP、MES中的内容与事情设计相关的信息和客户定制的订单数据举行整合。借助于ISA S95《生产运行治理》(http://www.isa-95.com),伶仃方案的瑕玷可以被制止(Kletti和Schumacher,2013)。这样订单进度与客户订单数据、购置内容、质料消耗、存储、交货时间、评价等实质性的偏向都是相互匹配的。

订单相关事情通畅性,也就是从询价到最后发货,再到货运署理、到货、进入堆栈、到最终客户或者产物组装的通畅性已经在某些企业实现了,如汽车行业安全气囊的制造商高田。但这对于大多数企业来说还不现实。

交流文化

一个员工曾经讲述说,他度假回来上班后看到收件箱里有180多封邮件。这对于一些听众来讲实在算少的。凭据贝恩咨询公司的研究,企业高管平均每年会收到30000封邮件(法兰克福汇报,2014,第184期)。过多的信息就是没有信息。这不只是互联网的问题,而是这个公司的问题。若是人们不知道什么是主要的,就会对一切都感兴趣,以是这些内容就会被交流。企业内部相同的主要部门都是空信息或垃圾信息。

有一个案例:在一个冲压厂,外勤职员天天都要完成事情讲述,这是20年前一个司理出于某一个理由划定的。厥后这个司理不再在这个公司继续事情,外勤职员也没有了,但这个讲述天天还在被建立、通报、无人阅读最后归档。还一直有这样的情形,一些人花了许多时间和精神网络数据,然后将其在Excel中做成带阴影的三维图标,发送邮件给所有人,附加上一句“你们看看这个,挺有趣的”。另有现在仍然在布告栏(信息板)上张贴的无数与这个部门员工完全不相关的通知,如前三个月的病假情形。不需要的信息越来越多,这也就造成了更多的纸张消耗。有一家公司下令作废所有的统计数据和讲述,并等着看员工的反映。一名员工却去埋怨,由于从二月份最先他的文件夹变空了。

每一次统计、每一个表格都应该有一个明确的目的和卖力人。数字统计(图标或图形)需要设置控制局限,以明确员工卖力的领域,而且可以立刻接纳适当的行动。每次统计必须有一个检测时间距离,不符合条件的数据都是虚耗。

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